Digitalisaatio on sana, joka putkahtelee esiin jokaisessa uutisessa ja yrittäjille suunnatussa valmennuksessa. Silti monelle pienelle yritykselle ”digitalisaatio” tuntuu liian isolta käsitteeltä: Onko kyse kalliista IT-projekteista? Pitääkö minun osata koodata? Onko pakko ottaa käyttöön taas yksi uusi sovellus?
Todellisuudessa digitaalinen kehittäminen voi olla hyvin käytännöllistä, pientä ja arkista. Se voi olla yhden työlään työvaiheen keventämistä, parempaa ajanhallintaa, sujuvampaa asiakasviestintää tai myynnin tehostamista kohtuullisin keinoin. Joskus parannus voi syntyä myös digityökalujen karsimalla – ei lisäämällä.
Tämän blogin avulla pääset kiinni siihen, mitä digitaalinen kehittäminen yrittäjän arjessa on ja miten voit edetä askel kerrallaan.
Digitalisaatio ei ole vain IT-projekti
Digitaalinen kehittäminen ei ole ohjelmiston vain ostamista, vaan pohjimmiltaan toimintatapojen muuttamista. Kun otat käyttöön uuden digityökalun (vaikkapa ajanvarausjärjestelmän, asiakashallinnan CRM:n tai uutiskirjetyökalun), et ole tekemisissä pelkän ohjelmiston kanssa. Samalla joudut miettimään:
- miten prosessinne muuttuvat
- millaisia ohjeita henkilöstö tarvitsee
- miten viestit muutoksesta asiakkaille
- miten tietoturva ja tietosuoja huomioidaan
- miten uusi työkalu sopii yhteen muiden järjestelmien kanssa
Siksi ensimmäinen askel ei ole kysyä ”mikä työkalu hankitaan?”, vaan ”mihin tarpeeseen etsin ratkaisua?”
Lähde liikkeelle ongelmasta – älä ratkaisusta
Moni aloittaa digitalisoinnin etsimällä heti sovelluksia. Mitä jos lähtisitkin liikkeelle määrittelemällä ensin ongelman, tarpeen tai kehittämisen kohteen? Voit kysyä itseltäsi esimerkiksi:
- Mikä asia vie arjessani kohtuuttomasti aikaa?
- Mikä aiheuttaa asiakkaissa eniten ihmetystä, viivettä tai reklamaatioita?
- Mitä asioita henkilökunta nostaa esille?
- Onko myynnissä tai markkinoinnissa kohta, joka ei toimi?
- Onko edessä jotain uutta, jota haluan kokeilla (kuten verkkokauppa tai uutiskirje)?
Samalla kannattaa listata, mitä digityökaluja jo käytät. Tämä auttaa sinua välttämään päällekkäisiä sovelluksia ja hahmottamaan, mitä voit hyödyntää nykyistä paremmin.
Uskalla rajata kehitettävä asia
Kun tarve on selkeä, valitse yksi konkreettinen asia kehitettäväksi. Pienyrittäjällä ei ole aikaa eikä resursseja moniprojektiseen digitalisoimiseen. Tässä lista vaihtoehtoja esimerkiksi myynnin ja markkinoinnin kehittämiseen:
- uutiskirjeen käyttöönotto
- markkinointimateriaalien yhtenäistäminen
- sosiaalisen median sisältöjen ideointi
- verkkosivujen päivittäminen tai uusiminen
- verkkokaupan rakentaminen
- brändi-ilmeen määrittely
- asiakastiedon kerääminen ja hallinta
Mutta yhtä lailla digitalisaatiota hyödynnetään yrityksen muilla osa-alueilla, kuten myynnissä, taloushallinnossa, HR-prosesseissa tai tiedonhallinnassa. Digitaaliset ratkaisut eivät siis rajoitu vain markkinointiin. Kun valitset yhden asian kerrallaan, kehitystyö tuntuu kevyemmältä ja johtaa lopulta parempaan tulokseen.
Tavoitteet kirkkaaksi: miten arki paranee?
Kun kehittämiskohde on valittu, pysähdy miettimään: mitkä voisivat olla saavutettavat hyödyt? Tavoitteet ohjaavat valintoja. Ne auttavat varmistamaan, että kehittäminen tuottaa oikeaa hyötyä ja että osaaminen sekä resurssit riittävät. Kun tavoitteet ovat selkeät, oikea ratkaisu on helpompi löytää – ja onnistumista on helppo mitata myöhemmin. Mikäli sinulla on työntekijöitä, niin tavoitteen asettaminen auttaa perustelemaan työntekijöillesi, että miksi muutosta tehdään. Esimerkkejä tavoitteista:
- Ajan säästö: viekö myynti- tai markkinointityö sinulta tunteja, jotka voitaisiin automatisoida?
- Rahan säästö: väheneekö päällekkäinen työ tai tarpeettomat maksulliset palvelut?
- Asiakaskokemuksen parantuminen: nopeutuuko palvelu, paraneeko viestintä tai helpottuuko asiointi?
- Ideointi ja luovuus: voisiko jokin työkalu vapauttaa sinut rutiinitöistä kehittämiseen?
Ratkaisujen etsiminen
Jos päätät etsiä uuden digityökalun, pysähdy katsomaan kokonaisuutta. Esimerkiksi uutiskirjeen aloittaminen ei ole vain “lähetä sähköpostia asiakkaille” – se vaatii myös sähköpostien keruuta, markkinointiluvan huomioimista, asiakastietojen hallintaa ja paljon työaikaa tekstien kirjoittamiselle ja kuvien generoinnille. Digitaaliset ratkaisut kytkeytyvät usein toisiinsa, joten kokonaisuus kannattaa hahmottaa rauhassa. Digitaalinen kehittäminen ei aina myöskään tarkoita sitä, että kaikkeen pitää hankkia uusi sovellus. Joskus ratkaisu voi löytyä myös nykyisen työkalun tehokkaammasta käytöstä, prosessin selkeyttämisestä ilman teknologiaa tai turhien sovellusten poistamisesta.
Pienyritykselle soveltuvia edullisia tai maksuttomia digityökaluja on koottu digitaaliseen työkalupakkiin. Etuna on, että voit helposti silmäillä eri vaihtoehtoja. Etsi kuitenkin lisätietoa ja vertaile vaihtoehtoja. Muista tarkistaa työkalun tietoturva, datan sijainti ja yhteensopivuus omien järjestelmiesi kanssa. Ja valmiiden ehdotusten lisäksi hyödynnä myös hakukoneita ja tekoälyä. Tekoälyltä voit pyytää listauksen yrityksesi toimialaan ja tarpeeseen sopivista työkaluista. Tekoäly nopeuttaa tiedonhakua, mutta muista käyttää omaa harkintaa: tarkista ehdotusten hinnat, turvallisuus ja sopivuus ennen käyttöönottoa.
Työkalun valinnassa kannattaa olla kriittinen ja käytännöllinen. Kokeilu, testaus ja käyttöliittymän tuntuma ovat iso osa valintaa. Kun sopivia vaihtoehtoja löytyy, vertaile niitä realistisilla kriteereillä, esimerkiksi:
- Kuinka helppokäyttöinen työkalu on?
- Onko tarjolla ilmainen versio tai kokeilujakso?
- Missä data sijaitsee (EU/ETA vai muualla)?
- Toimiiko palvelu suomeksi tai ainakin englanniksi?
- Mitä muut käyttäjät sanovat?
- Sopiko työkalu yhteen nykyisten järjestelmien kanssa?
- Onko hinnoittelu selkeä ja yrityksesi kokoluokkaan sopiva?
Ja sitten käyttöön!
Kun sopiva työkalu on valittu, vasta alkaa se näkyvin vaihe: käyttöönotto. Hyvä suunnittelu tekee käyttöönotosta huomattavasti kevyemmän ja vähentää turhaa stressiä. Kannattaa hetkeksi pysähtyä suunnittelemaan seuraavia asioita:
- Milloin ja miten työkalu otetaan käyttöön?
- Tarvitaanko koulutusta – ja kenelle?
- Kuka vastaa käyttöönotosta?
- Tarvitseeko asiakkaita, henkilöstöä tai kumppaneita informoida?
- Miten tietoturva ja tietosuoja varmistetaan?
- Tehdäänkö ensin testijakso vai mennäänkö suoraan tuotantoon?
- Miten mittaat onnistumisen?
- Kuka omistaa työkalun jatkossa ja vastaa kehittämisestä?
Yhden askeleen eteneminen riittää
Digitalisaatio ei valmistu kerralla, se on jatkuvaa kehittämistä, kokeilemista ja oppimista. Mutta, mikään ei valmistu, ellei aloita. Siispä kysy itseltäsi lopuksi:
Mikä on yksi asia, jonka teen asian edistämiseksi huomenna?
Se voi olla:
- ongelman kirjaaminen
- työkaluvaihtoehtojen etsiminen
- prosessin kuvaaminen
- koulutukseen ilmoittautuminen
- kollegan kanssa ideointi
- testiversion kokeilu
Jos haluat tukea matkalle, niin Digitaalisen kehittämisen työkirja, Yrittäjän digitaalinen työkalupakki ja valmennusmateriaali tarjoavat konkreettisia vinkkejä yrityksen digitaaliseen kehittämiseen. Niiden avulla voit edetä omassa tahdissasi ja valita sinun yrityksellesi sopivia ratkaisuja.